Aprende a desarrollar mejores productos usando el Design Sprint: Día 3

¿Qué es un Design Sprint y el primer día del proceso?

Somos Novateva, una empresa de desarrollo de software. Nuestro enfoque principal es combinar ingenio y creatividad para convertir las necesidades de nuestros clientes en soluciones y sus ideas en productos tecnológicos.

La primera vez que escuchamos sobre el Design Sprint fue en una plataforma de aprendizaje en línea de pago, donde buscábamos nuevas formas de mejorar nuestros procesos y brindar valor a nuestros clientes. El presentador era muy entusiasta, explicando cómo este método podía ayudarnos a obtener mejores perspectivas más rápido de lo que lograríamos de otra manera. Si estás leyendo esto, entonces hay dos cosas que debes saber: primero, hemos estado involucrados con este método por un tiempo; y segundo, estamos felices de compartir nuestra experiencia con otros porque realmente es divertido trabajar colaborativamente en proyectos donde todos están apasionados por hacer que algo grandioso suceda juntos.

Entonces... ¿Qué es un Design Sprint?

El Design Sprint es un proceso de 5 días para resolver problemas, y se basa en la retroalimentación rápida y la colaboración entre tú y los miembros de tu equipo.

Es un proceso de diseño que te ayuda a resolver problemas y crear un MVP desglosando tareas complejas en partes más pequeñas. La idea detrás de este proceso es simple: dividir la idea en sus partes más pequeñas, luego tomar cada parte y enfocarse en cómo afecta a la solución completa. Al hacer esto repetidamente hasta alcanzar tu objetivo (o acercarte), puedes crear una forma completamente nueva de pensar sobre un problema y, en última instancia, llegar a soluciones más efectivas que antes.

Sin embargo, el Design Sprint no es una fórmula mágica.

Su objetivo es formar parte de un proceso respaldado por el desarrollo y la investigación para comprender mejor el mercado objetivo y probar ideas. Para lograrlo, se ha establecido una metodología con cinco fases claras:

• Exploración

• Boceto

• Decisión

• Prototipo

• Validación

Hemos estado trabajando con el método de Design Sprint durante algún tiempo, y aprendimos mucho de nuestro primer prototipo. El primer prototipo que construimos en un Design Sprint era un poco rudimentario, pero cumplía exactamente lo que queríamos: mostrarnos cómo podría ser utilizado nuestro producto por los usuarios finales. Este proceso es aplicable a cualquier tipo de cliente, desde individuos hasta corporaciones globales y todo lo intermedio.

Se sugiere usarlo cuando se desea comenzar desde cero y llevar una idea a la realidad, también cuando existe una gran posibilidad de fracaso o si se quiere probar una nueva funcionalidad para un producto. En este artículo vamos a hablar sobre el primer día del Design Sprint, su proceso y las tareas que realizamos ese día.

Combinamos la primera y segunda fase del Design Sprint porque, en nuestra experiencia, obtenemos mejores resultados cuando las ideas del equipo están frescas en sus mentes, y ahorramos tiempo en el segundo día.

Mapeo y bocetos.

El primer día del Design Sprint es un día completo dedicado a involucrar a todos en el proceso, definir el mapa de experiencia del usuario, identificar el enfoque/la parte más crítica del sprint y hacer un esquema del producto de forma individual.

Pero, primero:

1. Necesitas sincronizar los horarios de todos.

2. Envía un recordatorio por correo electrónico para que las personas sepan cuándo deben estar listas.

3. Crea un documento compartido con las tareas y materiales de cada equipo. Recomendamos usar aplicaciones como Miro, que es lo que usamos nosotros. Nuestro tablero se ve algo así:

Tablero de Miro de Novateva

Todos los miembros del equipo deben estar trabajando en la plantilla (aquí, vamos a llenar todas las sugerencias hechas durante el DS).Antes de iniciar este proceso, necesitamos definir un conjunto de roles:

• Facilitador: Es la persona encargada de controlar el tiempo y evitar discusiones innecesarias.

• Decisor: La persona con el nivel de responsabilidad más alto y quien toma las decisiones del proyecto. Este rol le corresponde al cliente (si está de acuerdo en participar en el sprint); de lo contrario, le corresponde a quien lo entrevista.

• Expertos en diferentes áreas: Los equipos interdisciplinarios ayudan a reducir resultados sesgados.

• Asistentes: Hemos añadido esta función a nuestro proceso de Design Sprint porque creemos que los asistentes hacen que el proceso sea más rápido y fluido. Se encargan de mover las notas post-it, categorizarlas y cualquier otra cosa que pueda ser necesaria a lo largo del proceso.

  
  

Es importante tener un equipo multifuncional, y es esencial que el Design Sprint cuente con una mezcla de niveles de experiencia y habilidades. Un buen sprint de diseño contará con participantes con diferentes perspectivas que aporten sus propios antecedentes.

Comenzamos entrevistando a los expertos:

En su mayoría, los expertos son los clientes o la persona que ha entrevistado previamente al cliente, los líderes técnicos, y los diseñadores. El facilitador les da 20 minutos para hablar, y si no es suficiente, puede extenderse 20 minutos más.

La idea central de este proceso es la comprensión, por lo que hacemos preguntas que despierten ideas como:

• ¿Qué problemas buscas resolver con el producto?

• ¿Cómo resuelve actualmente tu cliente este problema?

• ¿Cuáles son las expectativas de los usuarios con respecto al producto?

Y muchas otras preguntas que nos ayudan a obtener la idea. Si hay más de un experto, esta dinámica se convierte en una conversación. Cualquier miembro del equipo puede hacer preguntas desencadenantes, y dichas preguntas deben formularse previamente. Es crucial obtener parte de esta información de ellos, pero a veces no hay respuestas aún, y debemos hacer nuestras propias suposiciones en función de lo que sabemos sobre su negocio o lo que creemos que podrían necesitar.

Mientras tanto, todos los demás deben tomar notas (todas las notas deben verse iguales, en post-its y marcadores del mismo color) con el prompt: “¿Cómo podríamos hacerlo?”. El método “¿Cómo podríamos (CP)?” se usa para obtener oportunidades durante las entrevistas, permitiendo convertir puntos débiles e ideas de manera positiva. La idea principal es buscar oportunidades en lugar de soluciones. Este es un ejercicio de pensamiento expansivo destinado a evitar que el equipo llegue a soluciones prematuras.

Para una votación posterior, estas notas de CP deben organizarse en categorías. Esto lo maneja el asistente. Una vez movidas a la hoja principal, el asistente debe mostrarlas en un tamaño de fuente legible.

Durante 10 minutos, el equipo revisa la categorización de notas realizada por el asistente. Al principio, puede haber categorías predeterminadas, pero puedes agregar nuevas si es necesario.

El proceso de votación es muy simple:

Todos los participantes tienen 2 votos (azules) y el decisor tiene 4 votos (rojos). Puedes usar cualquier color que desees, pero nosotros elegimos esos dos. El facilitador debe configurar un temporizador de 5 minutos, y durante ese tiempo, todos en el equipo leen las notas en los post-its y votan por las notas de CP que prefieren trabajar durante el sprint de diseño.

Las notas seleccionadas para trabajar durante la semana del sprint de diseño son aquellas que recibieron al menos dos votos y preferiblemente más.

Después de eso, establecemos el objetivo a largo plazo:

Este representa el futuro del proyecto si tiene éxito en unos años. Comenzando con las palabras “En X años, el objetivo es...” en un post-it, cada participante escribe su objetivo a largo plazo.El asistente toma las notas y las coloca en un tablero, usando un tamaño de letra legible.El facilitador debe leer en voz alta los objetivos a largo plazo y establecer el temporizador para el proceso de votación. Los objetivos a largo plazo están sujetos a votación; cada participante tiene 1 voto, pero el decisor tiene un sticker más grande para diferenciar su voto. Este proceso debe tomar 5 minutos.El decisor elige finalmente el objetivo a largo plazo que tiene más sentido a la luz de sus metas futuras.

Luego, definimos las preguntas del Sprint.

Estas son las que vienen después de establecer el objetivo a largo plazo. Contienen información útil sobre cómo el proyecto podría fallar. La idea es convertir los comentarios negativos en oportunidades. Los miembros deben formular 3 preguntas comenzando desde la premisa “¿Cómo podría fallar este proyecto?”. Luego, cada una de esas preguntas debe reformularse en algo proactivo o en oportunidades usando un post-it. Las preguntas están sujetas a votación en un proceso de 5 minutos: cada miembro tiene 2 votos. Al final, el decisor elige una pregunta con un sticker más grande.

Mapa de experiencia del usuario.

En este punto, todo lo que se ha decidido converge. El objetivo es definir, paso a paso, el flujo de usuario en la parte más crítica de la aplicación. Este flujo será el prototipo.

El proceso comienza configurando un temporizador de 20 minutos (añadir 10 min. si es necesario).

En una pizarra blanca, agrega los actores que van a participar en el flujo crítico a la izquierda.

Luego, coloca los objetivos de los actores a la derecha. Después, necesitamos llenar todos los pasos necesarios para que los actores puedan completar el flujo, de izquierda a derecha.

El asistente copia y pega todos los CPs, las preguntas del Sprint y los objetivos a largo plazo para usarlos en el mapa.

Una vez finalizado el diagrama de flujo,

se coloca un objetivo a largo plazo en la esquina superior derecha. Las preguntas y votos más votados se colocan en las partes del flujo donde tiene sentido agregarlos.

Tu mapa de experiencia de usuario debería verse algo así:

Terminamos esta actividad haciendo que el decisor elija la parte crítica del flujo (en general, es la que tiene más notas, aunque el decisor es libre de elegir cualquiera).

Demos rápidas

La siguiente etapa es buscar ejemplos de situaciones similares que hayan sido resueltas de maneras impresionantes. El facilitador debe establecer un temporizador de 40 min. Cada miembro busca ejemplos inspiradores que contribuyan a la idea principal y los publica en el área de trabajo designada, junto con la captura de pantalla, la URL y el motivo por el cual se eligió.

Es importante buscar ejemplos fuera del campo principal del proyecto para obtener ideas creativas.

Todos los ejemplos encontrados deben explicarse en 5 a 8 minutos por miembro.

Terminamos nuestro trabajo colaborativo, pero eso no significa que hayamos terminado todavía.

Es hora de la tarea:

Ahora cada miembro debe realizar un trabajo individual para el Día 2. Este proceso es lo que típicamente se llama "Bocetos".

Esta tarea tiene un conjunto de pasos que deben completarse primero:

Primero, cada participante lee individualmente todo lo que está escrito en el tablero y toma notas sobre el objetivo a largo plazo, las preguntas del Sprint y cualquier otra cosa que encuentren interesante. Luego, generarán ideas tomando una hoja de papel y delineando todo lo que se les ocurra de acuerdo con las notas que hicieron anteriormente.

Luego, utilizando una hoja doblada en tres partes, cada participante dibuja ocho versiones más detalladas de la idea original que desarrollaron previamente. Tomando un minuto por concepto, este proceso debería llevar ocho minutos.

Esos primeros pasos son necesarios para obtener el resultado final del día: los bocetos de solución. Cada miembro del equipo debe llenar un espacio de trabajo con una solución. La respuesta actual debe, a diferencia de las demás, ser realista y lo suficientemente comprensible como para explicarse por sí misma. Cada espacio de trabajo presenta una réplica de una pantalla para varios tipos de dispositivos, así como componentes utilizables. Cada participante debe dejar notas donde sientan que son necesarias.

El resultado final del primer día debería verse algo así:

Y con eso, hemos terminado por el día.

No estás solo; sabemos que es exigente.

Sabemos que el primer día del Design Sprint puede ser un poco abrumador. ¡Te enfrentas a cientos de decisiones, y hay tantas cosas en qué pensar! Pero recuerda, no hay respuestas incorrectas, solo diferentes para tu equipo. Los Design Sprints son un lienzo en blanco. Es tu oportunidad para mostrar tus habilidades, pero más importante, es una oportunidad para que tu equipo resuelva de manera eficiente el problema que tiene tu cliente. También es una oportunidad para conectar con el equipo y demostrar cuánto te apasiona el proyecto.

En conclusión:

El día 1 de un Design Sprint se trata de comprender y delinear la solución.

• Comprender el problema: qué es y por qué importa.

• Comprender el contexto: dónde te encuentras en este viaje, cómo se integra este proyecto en una visión más amplia, y cualquier dato o historia relevante que pueda guiar tu pensamiento.

• Comprender los objetivos: qué valores queremos lograr al trabajar juntos.

• Delinear soluciones: construir una solución preliminar al problema que tiene tu cliente.

Esperamos que esta publicación de blog te haya dado una mejor comprensión de cómo funciona el primer día de los Design Sprints y el proceso que hay detrás de ellos.

Si deseas aprender más sobre lo que hace un Design Sprint exitoso y los días siguientes del proceso, publicaremos la parte 2 de esta serie de Design Sprint aquí.

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